تُعد عملية طلب عينات البضائع من الموردين خطوة حاسمة في عملية الاستيراد التجاري، حيث تُمكّن المشتري من تقييم جودة المنتج ومدى مطابقته للمواصفات المطلوبة قبل الالتزام بطلب كميات كبيرة. إن إهمال هذه الخطوة قد يؤدي إلى مشكلات كارثية تتعلق بالجودة، المواصفات، أو حتى فشل العملية الاستيرادية بالكامل. علاوة على ذلك، غالبًا ما يرتبط طلب العينات بدفع جزء من التكلفة، مما يتطلب فهمًا دقيقًا لكيفية إدارة هذه العملية. في هذا المقال، سنستعرض أنواع العينات، كيفية طلبها، طرق الدفع، وأفضل الممارسات لضمان نجاح عملية الاستيراد.
أولاً: لماذا عليك طلب عينات من منتجك؟
أهمية طلب العينات في 4 نقاط رئيسية وهي:
1. التأكد من ضمان الجودة وتجربة المنتج
طلبك للعينة يتيح لك التأكد من مواصفات الجودة وحقيقة المنتج بشكل ملموس، والجدير بالذكر أن بعض المستوردين يكتفون بالصور التي يرسلها المورد أو الفيديو وهذا أمر خاطئ تماماً، فحتى الصور من الممكن أن تعدل أو تخفي عيباً ما، أو قد تكون صورة المنتج جذابة، ولكنه غير ذلك في الحقيقة. لهذا السبب فالصور والفيديوهات غير كافية للتأكد من المنتج.
2. التحقق من المواصفات
بالإضافة إلى التأكد من المعايير والمواصفات التي تريدها، يعد طلب العينات وموافقة المورد على ذلك، دليلاً على صدقه في التعامل والتأكد من أنك تتعامل مع مورد موثوق، مما يمنحك الأمان في التعامل معه.
3. تقييم الموردين
أيضاً يساعدك طلب عينات بضاعة لمنتجك، في تقييم الموردين وكفاءتهم في الإنجاز، والتسليم في الوقت المحدد.
اجعل هذه النقاط علامات مقارنة بين الموردين لاختيار الأكثر كفاءة بينهم.
- ما هو السعر والوقت المستغرق لتصنيع المنتج؟
- ما هو الوقت المستغرق للشحن؟
- بالإضافة إلى سرعة الرد والاستجابة، ومدى الدقة في تلبية المعايير التي تطلبها.
4. تقليل المخاطر:
الموردون يتلقون يومياً مئات الرسائل والطلبات من العملاء، إلا أن هذه الرسائل ليست كلها ذات فاعلية، ولا يتعامل معها المورد على أنها رسائل من عملاء محتملين، ولكن طلبك لعينات يقلل العينات من مخاطر استلام منتجات غير مطابقة عند الإنتاج الضخم، مما يوفر الوقت والتكاليف.
إن عدم طلب عينة قد يؤدي إلى استلام منتجات رديئة الجودة، غير مطابقة للمواصفات، أو غير صالحة للاستخدام، مما قد يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة وتأخير في المشاريع التجارية.
ثانياً: أنواع عينات المنتجات
تقسم العينات من حيث نوعيتها إلى 4 أنواع، سنطرحها لك بالتفصيل لتعرف الفرق بينها، وأياً منها ستختار عندما تريد طلب عينات لمنتجاتك.
1. عينات ينتجها المصنع غير مخصصة
وهي عينات ينتجها المصنع مسبقاً دون مواصفات مخصصة، من أجل إظهار صورة التصنيع له وجودتها. يمكنك طلبها عندما تريد استيراد بضاعة لا تحتاج فيها إلى تخصيص شيء كالقماش مثلا، ويمكنك الحصول على هذه العينات بسرعة من العديد من المصادر، إلا أنها لا تعتبر طريقة مجدية لتحديد قدرة المصنع على تخصيص منتج ما لك.
يمكن تقسيم عينات المصنع إلى قسمين رئيسين:
- عينة المواد المواد الداخلة في التصنيع.
- عينة الأجزاء الأجزاء المكونة للمنتج.
2. عينات ما قبل الإنتاج المنتجات المخصصة
وهي نوعية العينات التي تحصل عليها عند طلبك لمنتج ذي مواصفات خاصة، للتأكد من تطابق المعايير التي طلبتها، والتعرف من خلالها على كفاءة المورد في تخصيص المنتجات.
العينات من هذا النوع هي نقطة أساسية، تتمكن بعدها من إعطاء الموافقة للبدء في إنتاج الكمية المطلوبة، أو الاستغناء عن المورد واختيار غيره. لا بد أن تملك موردين احتياطيين
ولا تسمح للمورد أن يسد الفجوات أمامك مثلاً أن يختار المواد والمكونات بنفسه وإقناعك بها، لأن هذا قد يؤدي إلى استخدامه المواد رخيصة ودون المستوى المطلوب.
3. عينات المراحل الإنتاجية
وتعني أنها عينات لكل جزء من أجزاء المنتج قبل التجميع، إذا كنت تطلب منتجاً مكوناً من عدة أجزاء، ويحتاج جزء إلى تصميم أو مصنع مختلف.
تستطيع التأكد عند طلبك لهذا النوع من العينات من:
. فحص المنتج من العيوب.
. الاختبارات الوظيفية لكل جزء على حدى.
. مراقبة الجودة.
وننصح بالتعامل مع طرف ثالث شركات فحص وتدقيق للتفتيش بعد جمع دفعة من العينات للتأكد من أن المورد لا يقدم عينات ليست من الدفعة الفعلية من المنتجات.
4. عينة المنتج الافتراضية
وهي عبارة عن عينات يتم إنشاؤها رقمياً عن طريق برامج التصميم 3D، لعرض المنتج واختباره في بيئة رقمية. فإن هذا النوع لا يعتبر بديلاً عن العينات المادية، بل هو وسيلة مناسبة للتأكد من فهم المورد لطلبك، أو محاكاة طريقة عمل العينة قبل إنتاجها.
ثالثاً: الطريقة الصحيحة لطلب عينات من المنتجات المطلوبة
بعد التعرف على أنواع العينات التي يمكن أن تطلبها، حان الوقت للبدء في طلب العينات، إليك الطريقة الصحيحة:
1. إرسال رسالة واضحة
يجب أن تكون الرسالة واضحة تتضمن التفاصيل الشاملة لكل ما تريد، وأن تكتب البريد الإلكتروني بلغة بسيطة وواضحة او بالتواصل عبر رسائل Wechat.
2. تضمين صور وفيديو للمنتج
قم بإرسال مقاطع الفيديو والصور للمنتج الذي تريده، أو قم بإرسال الصور التي ترى أنها قد تتماشى مع معايير طلبك.
مثال: “نريد اللون كما هو لون هذا المنتج، أو نريد المظهر الخارجي للمنتج يشبه الشكل الذي في الصورة” وهكذا…
3. معرفة أي تفاصيل مطلوبة وإعداد ورقة مواصفات المنتج
يجب عليك التركيز على أي تفاصيل حول المنتج قد ترى أنه مهم، إذ عليك القيام ببناء ورقة مواصفات المنتج الخاص بك وتضمين جميع المواصفات بدقة. لذلك كلما تعمقت في تفاصيل المنتج، كان ذلك أفضل لك وللمورد.
4. السؤال: كيف يمكن أن تختلف العينات المرسلة عن المنتجات النهائية بعد التصنيع؟
عندما ينتج المصنع كميات كبيرة من المنتجات، فإنها غالبًا تكون بمواصفات موحدة. لكن إذا طلبت عينة بمواصفات خاصة، قد يستخدم المصنع مواد مختلفة أو حتى آلات مختلفة لإنتاج هذه العينة. المشكلة قد تظهر عند طلب كمية كبيرة بنفس مواصفات العينة، لأنه قد لا تكون المواد أو الآلات المستخدمة متوفرة بسهولة للإنتاج الضخم.
لذلك، من المهم أن تسأل المورد عند طلب العينة عن:
- هل المنتج النهائي سيكون مطابقًا تمامًا للعينة؟
- هل المواد المستخدمة في العينة متوفرة لإنتاج كميات كبيرة؟
- هل هناك أي اختلافات متوقعة بين العينة والمنتج النهائي؟
هذا يساعدك على تجنب المفاجآت وضمان جودة المنتج عند الإنتاج بكميات كبيرة. لذلك يجب عليك سؤال المورد عند طلب عينات بضاعة، عن مدى اختلاف العينة عن المنتج بعد طلب الكمية.
رابعاً: اطلب عينات من أكثر من مورد
لا يجب عليك الاكتفاء بمورد واحد فقط، بل ننصح بالتواصل مع ما لا يقل عن 10 موردين وطلب عينات منهم، وإنشاء قائمة مرجعية لهم، ومن ثم المقارنة بينهم من حيث الدقة في إنتاج الجودة التي يحتاجونها، وسرعة الاستجابة والتصنيع والشحن.
خامسًا: الدفع مقابل طلب عينات بضاعة من الموردين
قد يختلف السعر الذي تدفعه مقابل العينات عن السعر النهائي للمنتج عند الشحن بشكل كامل للكمية المتفق عليها، أو قد يكون سعر العينة بالسعر الطبيعي للمنتج. يرجع ذلك للاتفاق بينك وبين المورد.
لكن على العموم فإن طرق الدفع مقابل العينات تنقسم حسب عدة اعتبارات:
- دفع السعر مقابل العينة بالسعر الطبيعي
وهنا يتوجب عليك دفع ثمن العينة حسب سعر المنتج المتفق عليه، وتحمل تكاليف شحن العينة في العادة ينصح بشحن هذه العينة عبر الشحن الجوي وذلك لسرعة وصول العينة بأمان.
- تقاسم التكلفة بينك وبين المورد
أي الاتفاق مع المورد بتقاسم تكلفة المنتج وشحنه لك.
- خصم قيمة العينة عند الطلب
فبعض الموردين يوافقون على خصم تكلفة العينات عند طلبك الأول.
- إضافة تكاليف العينة على تكلفة الطلب الأول
ويعني تحميل تكاليف العينات على تكاليف الطلب النهائي لك.
- تحمل المورد لتكاليف تصنيع وإرسال العينة وحده
كما قلنا، كل هذه الاعتبارات يتم الاتفاق عليها مع المورد، فقط كن على استعداد أنه إذا كانت العينات مطابقة لطلبك فأنك ستقوم بطلب كمية أكبر.
سادساً: رفض المورد إرسال عينات
هناك احتمال ضعيف بأن تواجه هذا الأمر، كأن يقوم المورد بالتهرب عند طلب عينات لمنتجك، وهذا أمر وارد رغم أنه قليل الاحتمال.
وقد يعود ذلك إلى سببين رئيسين:
- ربما لم تُظهر له الاحترافية أو لم تظهر له جديتك في التعامل معه، لذلك قد يرفض إرسال العينات لك، لكن طالما أنك على استعداد لدفع التكاليف، لا نظن أن المورد سيتهرب من ذلك.
- في الغالب قد يكون هذا المورد غير صادق في التعامل ولديه نية في الاحتيال عليك، لذلك عليك الابتعاد عنه.
في العموم إذا صادفت مثل هذا الأمر أظهر أنك مستعد لدفع تكاليف طلب العينة، وإن رفض بعد ذلك فلا تحاول التواصل ثانية مع هذا المورد، ولا تتواصل معه في المستقبل.
الخلاصة
طلب عينات البضائع من الموردين هي خطوة لا غنى عنها، الآن وبعدما تعرفت على كل المعايير التي تخص طلب العينات لضمان جودة المنتج ونجاح عملية الاستيراد. من خلال فهم أنواع العينات، استخدام صيغة واضحة لطلبها، والتفاوض على تكاليفها، يمكنك تقليل المخاطر وضمان تطابق المنتج النهائي مع توقعاتك. باتباع الخطوات والنصائح المذكورة أعلاه، ستتمكن من اختيار المورد الأنسب وبناء علاقة تجارية ناجحة.
